Privacy policy
HumanitAir hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
HumanitAir houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?
HumanitAir is een zakenreisonderneming die zich bezighoudt met het (doen) organiseren van (zaken)reizen en leveren van diensten die daarmee verwant zijn. Teneinde onze dienstverlening uit te voeren vragen wij om uw persoonsgegevens.
Om welke persoonsgegevens gaat het?
Om uw reizen zo goed mogelijk te organiseren vragen wij u om een reizigersprofiel in te vullen. De gegevens die u met ons deelt, gebruiken wij om uw reserveringen tot stand te brengen. Profielinformatie kan het volgende bevatten: naam, titel, geboortedatum, adres, telefoonnummers, e-mail adressen, creditcard nummers, paspoortgegevens, frequent flyer nummers, auto kenteken en persoonlijke voorkeuren (zoals voorkeur van stoel of maaltijd enz.)
Wanneer u ervoor kiest geen profiel in te vullen zullen wij u vragen om de minimale persoonsgegevens met ons te delen die nodig zijn om een basis reservering te maken. Deze vraag zal worden herhaald voor iedere reservering die wordt gemaakt gedurende de samenwerking.
Hoe verwerken we uw informatie?
Reserveringen:
Uw persoonsgegevens worden door ons gebruikt voor het maken van een reservering in het reserveringssysteem Amadeus of Travelport. De persoonsgegevens worden -na ontvangst van een ingevuld reizigersprofielformulier- opgeslagen in het beveiligde systeem Umbrella. Vanuit dit systeem kunnen we het reizigersprofiel linken aan een reservering zodat niet telkens opnieuw de gegevens moeten worden doorgegeven. Bij het maken van een reservering wordt een PNR (Passenger Name Record) gecreëerd. Afhankelijk van uw bestemming kan dit PNR verschillende persoonsgegevens bevatten. Reserveringen naar b.v. de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en China vereisen paspoortinformatie terwijl dit voor andere bestemmingen niet noodzakelijk is.
Om reserveringen tot stand te brengen is HumanitAir genoodzaakt uw persoonlijke informatie te delen met diverse leveranciers (b.v. luchtvaartmaatschappijen, hotels, autoverhuurmaatschappijen en SOS diensten). Gezien de mondiale aard van onze dienstverlening worden uw persoonsgegevens uit noodzaak doorgegeven aan instanties buiten Europa, b.v. buitenlandse overheden. Mocht u dit niet wensen dan zal het reizen naar deze bestemmingen niet mogelijk zijn.
Management informatie:
In overleg met onze klant (de betalende partij) kunnen er management rapportages aangeleverd worden. Deze documentatie bevat o.a. data inzake reisuitgaven per bestemming, per leverancier enz. Deze management informatie kan persoonsgegevens bevatten.
Doorgeven van persoonsgegevens op verzoek van klant:
In overleg met onze klant kan PNR data worden gedeeld met derde partijen, b.v. voor het gebruik van emergency traveller tracking diensten. Het gebruik van deze diensten kan ertoe leiden dat persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere landen.
Doorgeven van informatie op verzoek van overheidsinstanties:
Het kan voorkomen dat HumanitAir wettelijk verplicht is om informatie te delen met overheden of wet handhavende instanties.
Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht om de gegevens die wij in uw profiel hebben opgeslagen op te vragen. Desgewenst kunnen wij de gegevens voor u corrigeren of verwijderen.
Als HumanitAir zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via info@humanitair.org of 085-013 12 50.